Comment Bien Encadrer le Télétravail de ses Équipes ?

En raison de la situation actuelle, les entreprises françaises ont été contraintes de s’adapter et d’expérimenter la pratique du télétravail. Bien qu’encore assez marginal en France, le télétravail est un peu le nouveau Graal des entreprises modernes. Autoriser les salariés à travailler à la maison les rendraient plus productifs… Pour certains, cette pratique est un bouleversement total dans l’organisation. Pour d’autres, le travail à domicile est synonyme de fidélisation, réduction du stress, et de l’absentéisme. Mais que l’on soit adeptes du home office ou non, il convient de fixer certaines règles pour limiter les abus. Comment bien encadrer le télétravail de ses équipes ? On vous dit tout !

Comprendre le travail de ses collaborateurs

Le débat concernant l’intérêt du télétravail a été relancé en 2013 par Marissa Meyer, PDG emblématique de Yahoo. Afin de redynamiser l’entreprise, les premières mesures prises furent de bannir le télétravail. Selon la CEO : « La vitesse et la qualité sont parfois sacrifiées quand on travaille à la maison. (…) Il est fondamental que nous soyons tous présents au bureau ».

Que l’on approuve ou non cette décision, le choix de la mise en oeuvre du télétravail revient d’abord à dialoguer avec son équipe. L’ajustement du télétravail doit se faire en fonction de son collaborateur, suite à un entretien individuel. Une discussion collective avec toute l’équipe pour trouver le bon compromis et la bonne communication est aussi nécessaire. L’objectif est de comprendre l’organisation du travail de chacun pour pouvoir manager au mieux l’équipe à distance.

 

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Ne pas laisser de place au hasard

Au même titre que ses collaborateurs, le manager doit s’adapter à ce nouveau mode de travail. Et qui dit télétravail dit management du résultat ! Pour réussir à gérer ses équipes à distance, le manager a certains devoirs :

  • Maîtriser tous ses outils de travail et veiller à ce que les collaborateurs les maîtrisent également.
  • Vérifier que ses équipes ont tous les accès nécessaires depuis leur lieu de travail.
  • Fixer des objectifs clairs et des deadlines.

Gare à ne pas faire l’impasse sur la formation des télétravailleurs ! Nous avons tous déjà connu une visioconférence qui a tourné au vinaigre à cause d’une mauvaise maîtrise d’un des participants, ou d’un équipement inadapté… Ce type de situation n’est évidemment pas propice à des collaborations saines et à de bonnes prises de décisions.

Définir des plages horaires de travail

Alors que les entreprises françaises tournent au ralenti, la CFDT le rappelle : « Au même titre que les autres salariés, les télétravailleurs sont soumis à la législation relative à la durée du travail ainsi qu’aux accords collectifs et règles applicables à l’entreprise. Ils sont donc soumis aux durées maximales de travail quotidienne et hebdomadaire. »

Rappelons-le, un travailleur à domicile n’est pas joignable à tout heure du jour et de la nuit… C’est donc votre rôle, manager, de préciser aux employés l’ensemble des plages horaires pour travailler. Attention, il faut différencier les plages durant lesquelles le télétravailleur est joignable et ses plages horaires de travail. Comme n’importe quel employé, le travailleur à distance a le droit de s’isoler pour se concentrer !

Afin de bien encadrer le télétravail de ses équipes, et si son usage est juste et proportionné, un dispositif de pointage peut être pertinent à mettre en place. Un outil de messagerie instantanée, comme Skype par exemple, signale la disponibilité du salarié devant son ordinateur. Petite piqûre de rappel : il est interdit de sanctionner un salarié qui n’aurait pas répondu à un message envoyé en dehors de ses heures de travail.

Apprendre à manager à distance

Il faut être conscient de ce que la non-visibilité implique. Alors, lorsqu’il s’agit de manager à distance, certaines règles sont à fixer :

  • Ne surchargez pas vos salariés télétravailleurs. C’est la loi : la charge de travail d’un salarié à la maison doit être équivalente à celle d’un salarié en entreprise.

  • Reformulez systématiquement les messages importants pour vérifier que le collaborateur à distance a bien compris.

  • Réduisez le nombre et la durée des réunions. Eh oui, quand il faut gérer des réunions à distance pendant 2 heures, vous imaginez bien que la personne qui télétravail peut être plus facilement distraite…

  • Ne changez pas votre attitude ! Votre salarié est une personne responsable. Le « fliquer » entacherait votre relation de confiance.  

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Trouver le juste équilibre entre confiance et contrôle

Comme la confiance n’exclut pas le contrôle, la distance n’empêche pas le management. C’est pourquoi avant de généraliser le télétravail au sein de votre entreprise, vous devez accompagner vos collaborateurs. Une période d’adaptation ponctuée de points réguliers est essentiel pour s’assurer de son bon déroulement.

Hélas, triste constat, les managers français ont souvent l’impression qu’un employé qu’ils ne voient pas est un employé qui ne travaille pas… Il s’agit d’une vision totalement archaïque, puisque le travailleur distant travaillerait même plus qu’au bureau ! Selon un sondage de Deskeo sur la vie des télétravailleurs en période de confinement, 32 % des interrogés déclarent travailler sur des horaires plus élargis qu’en temps normal.

Le travail à domicile doit se baser sur une confiance mutuelle entre managers et collaborateurs. Si vous n’avez pas confiance, le télétravail est voué à l’échec. Enfin, gardez en tête que le travail à distance est une opportunité pour l’entreprise, et non un privilège accordé au salarié… Vous avez donc tout intérêt à savoir comment encadrer le télétravail au sein de vos équipes !

Rappelons que pendant toute la durée du confinement, ilycoach accompagne vos collaborateurs à distance, à travers des ateliers bien-être et sportifs en visioconference.

Julie BOERO – Blogueuse ilyCoach