L'onboarding à distance : un défi pour accueillir et intégrer de nouveaux employés

Crise du Covid oblige, de nombreux talents intègrent leur nouvelle entreprise en télétravail. Hélas, bien souvent par défaut de temps, de moyens financiers ou humains, certaines entreprises ne prennent pas suffisamment soin de l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs… Un véritable gâchis humain et organisationnel, surtout lorsqu’on sait qu’un travailleur sur 7 démissionne après 2 semaines d’activité, et que près de 30 % des onboardés rompent leur contrat dans l’année même de leur recrutement. Alors, comment réussir l’onboarding à distance ? Quelles sont les bonnes pratiques d’une intégration réussie ? On vous dit tout !

L’importance de soigner l’intégration à distance de nouvelles recrues

En plus de ne pas considérer à sa juste valeur la mission dont il est en charge auprès du nouvel arrivant, un manager qui bâcle un onboarding en confinement impacte aussi négativement :

Les RH et personnes en charge du recrutement, qui ont investi un long processus pour dénicher le talent. En cas de démission, ils seraient contraints à devoir tout recommencer, avec l’impact d’un coût horaire double pour un seul recrutement…

Les équipes en interne, qui attendent avec impatience le nouvel arrivant et qui, ne pouvant pas compter sur lui, se démotivent ;

L’image de l’entreprise auprès d’autres potentiels candidats. Une mauvaise réputation se dresse rapidement, et il peut être difficile de s’en débarrasser…

Les pratiques d’onboarding irréalisables ou dégradées à distance

La majorité des sociétés confinées ont dû se résigner et abandonner leurs pratiques d’onboarding RH, devenues obsolètes en télétravail :

Les réunions hebdomadaires au cours desquelles le nouvel arrivant rencontre les équipes, mais s’imprègne aussi de la culture et des codes de l’entreprise.

Les afterworks pour faire connaissance de manière plus informelle en dehors du cadre de travail.

Les conversations bienveillantes à la machine à café, qui permettent de tisser des liens -ou de se faire expliquer une chose que l’on n’aurait pas comprise.

Les cafés ou déjeuners, en binôme aléatoire avec un autre collaborateur, pour faire davantage connaissance, créer du lien et de l’entraide.

Onboarding en remote : malédiction ou bénédiction ?

Selon les auteurs d’une étude concernant les défis de l’onboarding à distance, l’isolement des nouveaux arrivants est aussi bien une bénédiction qu’une malédiction.

D’une part une bénédiction, car la distance évite toute forme de distractions, reproduction d’exemples négatifs, ou mauvaises habitudes des équipes. À travers la mise en place d’activités digitales originales (lunch & learn, apéro en ligne, visio quiz pour apprendre à se connaître…), l’onboarding en télétravail permet d’ajouter un peu de naturel et de fun au processus d’intégration afin d’éviter de paraître trop procédurier !

D’autre part une malédiction, car elle peut diviser socialement le nouveau collaborateur du reste de l’équipe, et entraver l’acquisition des connaissances tacites. De ce fait, les onboardé, qui ont pu voir leurs collègues et qui ont participé à des conversations informelles, ressentent souvent moins d’appréhension et d’insécurité.

Des pistes de bonnes pratiques pour l’onboarding à distance

Ce contexte invite les employeurs, et particulièrement les RH, à trouver de nouvelles façons d’aider les nouveaux arrivants à s’installer sereinement dans leur fonction. Alors, comment accueillir, intégrer et former les nouveaux collaborateurs qui commencent à travailler en home office ?

Livraison des outils de travail

Avant l’arrivée du salarié, il faut s’assurer que vous disposiez d’un processus d’accueil et d’intégration en télétravail clair ! Vos processus et projets internes doivent être bien documentés et facilement accessibles.

Votre rôle, en tant que manager, consiste d’abord à appeler votre nouveau collaborateur pour lui annoncer les différentes étapes de son arrivée. Ce dernier recevra chez lui son welcome pack, composé :

d’un ordinateur configuré ;
d’un téléphone professionnel ;
d’un livret d’accueil présentant le règlement intérieur ;
des horaires de travail ;
de la documentation sur le CSE ;
des accès à Intranet et les réseaux internes ;
d’un organigramme de l’entreprise ;
d’éventuellement des goodies.

Annoncer l’arrivée du nouveau onboardé

Vous devrez ensuite annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à toute l’équipe. Pour l’onboarding à distance, le bouche à oreille est remplacé par un mail clair, simple et concis sur le parcours et les motivations de l’arrivant ! Pensez bien à transmettre l’information aux personnes directement concernées par l’embauche, afin qu’elles puissent s’impliquer activement dans le processus d’intégration.

Organiser une visio-conférence globale

La prise de fonction en télétravail est en cours. Reste maintenant à appeler votre nouveau collaborateur pour le guider ! N’hésitez pas à organiser une réunion d’accueil en visioconférence pour présenter l’équipe et son environnement de travail. L’aspect visuel est ici primordial, car il permet de mettre un visage sur un nouveau nom.

Désigner un collègue-tuteur volontaire

Afin d’intégrer un collaborateur à distance, vous pouvez également désigner un tuteur volontaire parmi l’équipe. Le tutorat en entreprise s’affiche comme un excellent levier d’intégration, où bienveillance et bonnes pratiques sont les maîtres-mots ! Le rôle du tuteur consiste à apporter une aide dans le quotidien de la recrue. Celui-ci doit être volontaire et apte à donner les informations nécessaires. Et pour cause, si l’initiative devient une obligation, elle peut rapidement perdre tout son sens, et même apparaître contre-productive…

Suivre le parcours du nouvel arrivant post intégration

Pendant les jours et les semaines suivants, il est primordial de se rendre disponible et d’organiser des rendez-vous fixes, quotidiennement ! L’objectif de ce suivi ? Continuer à former et s’assurer que le flot d’informations est bien assimilé, et que le processus de prise de poste se déroule dans les meilleures conditions. Pendant le pré-boarding, l’onboarding et le post boarding, notez qu’il est aussi nécessaire de rassurer aussi souvent que possible votre collaborateur.

Alors chers recruteurs, à contexte exceptionnel, mesures exceptionnelles ! Le parcours d’intégration à distance se prépare et implique un accompagnement adapté, et surtout humain. Ce n’est pas seulement la résultante de la crise sanitaire, mais une évolution pérenne du mode de travail. Tâchez d’éviter tout sentiment de désengagement suite à un onboarding à distance, car le nouveau collaborateur n’ayant pas goûté à la culture d’entreprise peut se décourager, même si la mission est séduisante…

Pour aller plus loin >> Le télétravail pour mieux concilier vie pro et vie privée ?

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