La communication en entreprise est un vaste sujet, car elle englobe à elle seule de nombreuses thématiques : aisance à l’oral, posture, relations humaines, écoute, communication non verbale… C’est un véritable enjeu au travail puisque communiquer de manière complète et apaisée permet de bonnes relations au sein des équipes et une efficacité dans la réalisation des projets. IlyCoach vous dévoile aujourd’hui les secrets d’une bonne communication en entreprise.

 

Quand faut-il penser à communiquer en entreprise ?

La communication en interne, dans une entreprise, a un rôle important. Quand elle est bien maîtrisée, elle implique souvent un gain de temps, de productivité, mais aussi une meilleure implication de chacun. En effet, des relations dénuées de conflits au travail apportent un climat sain, où tout le monde se sent à l’aise, avec un risque de conflits réduits. C’est aussi un atout pour la construction d’une vraie culture d’entreprise. Voyons à quel moment il est prioritaire de conserver une bonne communication en entreprise.

 

Nouveau projet :  comment donner et recevoir des nouvelles informations ?

Le lancement d’un projet, d’une mission, que ce soit pour l’entreprise ou un client nécessite un échange d’informations important. C’est le fameux moment de la prise de renseignements et du brief. 

La communication doit alors être fluide pour ne pas bloquer ce passage de relais des indications utiles pour le travail. Voici les étapes à respecter pour ne rien omettre : 

1. Explorer le sujet entièrement : questionnaire, documentation, etc. Tout dépend de la mission et du domaine d’activité. Le but ici est d’identifier les difficultés possibles, les contraintes, les ressources utiles, etc.
2. Choisir des objectifs précis à atteindre. Vous pouvez par exemple employer la méthode SMART : spécifique, mesurable, atteignable, réalisable et temporellement défini. Au besoin, recontextualiser ce projet, notamment si c’est en réponse à un besoin interne.
3. Planifier chaque action opérationnelle (Quoi ? Qui ? Comment ? Pour quand ?) et la façon de les valider.
4. Chaque personne référente doit être parfaitement informée de l’avancée du projet. Un point rapide peut être proposé par écrit ou en réunion toutes les semaines par exemple.

 

Travail en équipe : une communication apaisée et productive

Les conflits au travail sont une plaie pour l’ambiance et la productivité. Ils sont directement responsables de mal-être au bureau, de tensions avec la hiérarchie ou de ralentissements dans la réalisation des missions. C’est une problématique qu’il faut bien entendu guérir, mais aussi et surtout prévenir.

Il est important de comprendre le contexte bien particulier du travail : on ne choisit pas vraiment ses collaborateurs ! Parfois, il n’y a pas d’atomes crochus. La priorité est alors de laisser le dialogue ouvert et d’instaurer une relation respectueuse, où la communication n’est pas coupée. En avoir conscience est déjà un bon point de départ. Le recours à une personne tierce pour dénouer une situation difficile peut être envisagé dès que nécessaire.

 

Communication en entreprise : la posture particulière du manager

Le manager ou le chef d’équipe a une place à part dans la communication en entreprise. C’est à lui que revient la responsabilité de faire et de recueillir des feedbacks (sur une mission, une situation, une expérience, etc.), de résoudre les conflits s’il y en a. Ce ne sont pas des échanges toujours faciles.

La clé pour avoir une bonne posture en tant que manager est d’être proactif : la communication est de sa responsabilité. Il doit engager le dialogue sans attendre, prendre les devants. Savoir prendre de la distance, rester objectif et accepter les retours envers soi-même pour se remettre en question sont des compétences très appréciables pour ce type de poste.

 

Pour aller plus loin : 

• Les ateliers d’efficacité professionnelle d’ilyCoach
• Apprendre à lâcher prise : 4 étapes pour se libérer
• L’onboarding à distance : un défi pour accueillir et intégrer de nouveaux employés
• Bien communiquer au travail pour mieux collaborer !

 

Une bonne gestion des outils de communication en entreprise

On communique aujourd’hui par le biais de dizaines d’outils différents. Et parfois, nos propos se télescopent ou sont perdus à cause de la multiplicité de ces formats. Revenons aujourd’hui sur les canaux et moyens de communication en entreprise, ainsi que leur utilité.

 

Outils digitaux ou réunions physiques ?

Slack, Asana, Notion, Whatsapp, Zoom, Trello, ClickUp… Les outils digitaux ont envahi le quotidien des travailleurs, encore plus depuis la crise sanitaire et la généralisation du télétravail. L’avantage est de permettre une meilleure concentration (à condition de couper les notifications) et des temps de travail plus longs favorisant le “deep work”. Mais il faut certaines bonnes pratiques pour réussir à déconnecter sur le temps personnel.

On pourrait alors penser que la réunion, la vraie, est la meilleure solution pour une communication en entreprise qui ne fait pas perdre de temps. Malheureusement, il arrive souvent que ces meetings soient trop mal cadrés pour être réellement efficaces. Si vous retenez cette option, privilégiez des réunions en tout petit comité, avec une heure de début et de fin, ainsi qu’un ordre du jour précis. Si c’est juste pour donner des informations, une simple note suffira à la place… via un outil digital, pourquoi pas ?

 

Les outils relationnels de communication

Quand vous éprouvez des difficultés à communiquer au travail, il est possible de mettre en place des outils pour améliorer vos relations aux autres et éclaircir vos propos. Voici ceux que nous vous conseillons d’essayer : 

• Utiliser le “je” à la place du “tu”, notamment s’il est question d’émotions et de ressentis. Le but est de ne pas culpabiliser ou pointer du doigt l’interlocuteur par votre vision subjective d’un comportement ou d’une parole qu’il aurait pu avoir.
• Pratiquer l’écoute active, qui implique notamment de ne pas couper la parole et d’essayer de voir au-delà des mots. Il faut faire preuve de disponibilité, de patience.
• Toujours faire confirmer une information, de préférence en la reformulant telle que vous l’avez comprise. Cela évite les erreurs et les malentendus.
• Se former à la communication non violente ou demander un atelier à ce sujet pour tous vos collaborateurs. C’est un outil efficace pour résoudre les conflits et que tout le monde soit bel et bien entendu.

 

Les outils de communication interne

Il y a d’autres types de communication que la manière directe (de visu ou via des canaux digitaux). Il s’agit de tous vos supports d’information interne. La newsletter, le magazine d’entreprise, l’affichage, etc. : on garde parfois certains de ces moyens de communiquer de manière automatique, par habitude. Mais il est important de faire le point sur leur utilité et leur efficacité. 

Dès qu’une entreprise grandit, il est important d’imaginer de tels supports pour relayer les informations pratiques de la société, l’actualité, la mise en lumière des projets, etc. Cela contribue à votre culture d’entreprise. 

Pour une communication efficace, définissez avant tout le type d’informations à diffuser, le ton à adopter, quel support serait alors le plus lu, regardé ou utilisé. Choisissez la rythmicité de publication ou d’affichage. La rédaction et la mise en page des supports imprimés doivent notamment être de qualité pour susciter de l’intérêt de la part de vos collaborateurs.

 

Pour aller plus loin : 

• 6 actions indispensables pour rendre vos réunions plus productives
• Déconnexion du travail : pourquoi et comment ?
• Reverse mentoring : le management innovant pour accompagner la transformation digitale
• 5 pistes pour booster sa marque employeur

 

La communication en entreprise est un vrai enjeu de la qualité de vie au travail : relations entre collaborateurs, efficacité, justesse des informations, qualité des briefs et des feedbacks, etc. Pour aller plus loin et renforcer la communication et la cohésion au sein de vos équipes, tournez-vous vers des ateliers de team-building.